Controllo di gestione: qualcosa di efficace

Alla ricerca di un modello completo da applicare nell’analisi economica e gestionale dell’azienda

Sempre più si sente parlare dell’esigenza di un controllo dei costi, di determinare l’effettiva redditività delle attività aziendali e di cogliere, con relativa tempestività, i fenomeni e gli andamenti economici, il tutto condito con termini e acronimi nella lingua madre degli affari e della finanza: l’inglese.
A parte gli scherzi, esiste una poderosa scolastica economica che descrive, decantandole, le varie metodologie di rappresentazione degli eventi economici aziendali, tutte senz’altro valide: alcune più complesse e precise, altre più semplici ma più efficaci.
Non è scopo di questo articolo entrare nel merito di ciascun metodo (Direct o Full Costing, Activity Based Costing ecc.), ci preme invece sottolineare quanto sia indispensabile, per qualsiasi azienda, dotarsene perché è assodato che la rappresentazione contabile del bilancio d’esercizio non è altrettanto efficace di un confronto budget/consuntivo su base mensile. L’una sta all’altro come un check-up frequente sta all’autopsia: in un caso si indaga sullo stato di salute, nell’altro si cerca la causa della morte.

Tra teoria e pratica

Il paragone, pur efficace, contiene una negatività che per fortuna non riguarda la vita della maggioranza delle aziende, ma è pur vero che in questo mondo di continui cambiamenti è bene dotarsi di strumenti di misurazione della redditività economica (margini di contribuzione), di analisi delle inefficienze (varianti di costo) e di punti di riferimento (budget e standard) che permettano di capire quale sia la direzione in cui si muove l’azienda, il suo stato di salute e fare le giuste diagnosi dei problemi per applicare, eventualmente, i correttivi necessari, piuttosto che per mantenere alta la tensione al miglioramento che l’estrema competizione del mercato odierno richiede.
Quando, però, dalle eleganti teorie si deve scendere sul piano della realizzazione pratica ci si confronta con le difficoltà proprie di ogni attività che cerchi di riorientare le informazioni già presenti in azienda per utilizzarle ai fini di analisi che esulino dal contesto nel quale esse si sono generate.
È un dato certo che qualsiasi azienda che abbia informatizzato i suoi processi, quali il ciclo attivo, il ciclo passivo, la logistica e la produzione, ha già costituito e sta mantenendo, a costo di non pochi sforzi, una base dati completa dalla quale dovrebbe essere possibile estrapolare informazioni ai fini di quello che un po’ genericamente viene definito Controllo di Gestione.
Purtroppo spesso questa possibilità è frustrata da una serie di difetti intrinseci alla struttura dei dati stessi anche in presenza di sistemi ben integrati, stile ERP, per intenderci.
Proviamo ad elencarne alcuni:

• Incompletezza e disomogeneità temporale dei dati nei vari comparti
• Impossibilità di congelare le situazioni, sempre in divenire
• Difficoltà di rappresentazione e confronto dei dati provenienti da ambiti diversi
• Difficoltà di riconciliazione dei dati di gestione con le rilevazioni contabili

Quasi tutti i modelli sposano un metodo di rappresentazione di tipo contabile. Si parla, in genere, di conto economico in cui, a livelli di analisi via via più dettagliati, si arrivi a confrontare i ricavi prodotti dall’attività dell’azienda con i costi oggettivamente sostenuti per ottenerli: ciò fa spesso pensare che il sistema di elezione per costruire le analisi gestionali sia la Contabilità Generale. Questo non è vero, o almeno, non lo è nella misura in cui, come dicevamo, esiste un sistema informativo aziendale che copre le principali aree: è da esse, cioè a monte della contabilità, che vanno ripresi i dati perché assolvano ai concetti di tempestività, di utile dettaglio e di competenza temporale che rendono efficace l’analisi.

Modelli e realizzazioni

Tralasciando i sistemi di rappresentazione anglosassoni che applicano il sistema unico indiviso – e che, a nostro giudizio, sono poco efficaci sia sul lato della contabilità generale per le croniche difficoltà di acquisire le complessità della normativa italiana, sia, per ragioni di rigidità strutturali, sul lato della contabilità analitica (o gestionale) – il modello senz’altro più versatile è quello duplice contabile dove si realizza una doppia rappresentazione dei numeri contabili che a partire dai dati del bilancio economico di contabilità generale, conduce al risultato gestionale facendo intervenire i sistemi originali (detti, per questo, conferenti) che contabilizzano, appunto, in doppio i fatti economici che rilevano.

Ne deriva un effetto non secondario di riconciliazione intrinseca del dato tra la contabilità generale e la contabilità gestionale e di messa in quadratura dei sistemi origine per cui alla fine il risultato economico gestionale è sempre riconducibile a quello di bilancio e tutte le differenze, siano esse per competenza o valore (pensiamo agli ammortamenti, agli acquisti in attesa di fattura ecc.) sono perfettamente isolate e documentabili.
Le grandi aziende si sono attrezzate allo scopo già da anni, investendo moltissimo per applicare uno dei suddetti modelli di contabilità gestionale partendo dai dati presenti nel sistema informatico e le case di software hanno fornito competenze (persone) e prodotti di alto livello per supportare tutto questo. Anche le piccole e medie aziende più avvedute, e sono ormai moltissime, si sono dotate in questi anni di persone e di strumenti interni di analisi e controllo gestionale, per lo più sfruttando strumenti di produttività individuale come Excel.
Il processo di integrazione e normalizzazione dei dati, nonché la riconciliazione dei risultati gestionali con quelli del bilancio contabile, sono affidati all’attività manuale delle persone preposte, con le ovvie conseguenze di un cronico ritardo nella pubblicazione dei risultati e di molti compromessi e semplificazioni che limitano l’efficacia delle analisi che arrivano, per lo più, alla certificazione dei risultati raggiunti più che a fornire informazionistrategiche.

Una soluzione campione

È in questa situazione che si inseriscono diverse iniziative di società produttrici di sistemi software che hanno dotato le loro suite ERP di un modulo per il controllo di gestione organicamente integrato con la contabilità. Questi sistemi, per le loro caratteristiche di configurabilità e di interfacciabilità completa con gli altri moduli, assolvono pienamente alle esigenze di cui sopra e a costi assolutamente competitivi. Questo permette anche alle realtà più piccole di valorizzare il loro investimento informatico rendendo la base dati utile, non solo alla gestione e all’amministrazione della vita economica quotidiana dell’azienda, ma anche a fornire la materia prima, cioè i dati, per elaborare informazioni di più alto livello per il controllo della gestione.