Il processo degli acquisti

Banalizzare l’acquisto di una merce (o di un servizio) solo come un approvvigionamento a un prezzo conveniente, sarebbe cosa davvero riduttiva nel complesso della gestione aziendale. Il rapporto e la comunicazione odierni con i fornitori è un’attività molto onerosa per ogni impresa, sia in termini economici sia per i tempi che l’attività  richiede.
Un acquisto deve essere programmato quando serve, se serve e nei tempi più opportuni: per un’azienda, la mancanza di un bene o di un servizio indispensabile per il suo business è cosa certamente negativa ma, paradossalmente, è peggio dover sostenere i costi di immobilizzo per merci o servizi comprati e poi inutilizzati.
Dunque si acquista: nell’azienda commerciale l’acquisto è finalizzato alla vendita, mentre nell’azienda di produzione, per produrre, sono necessarie materie prime e accessori.

L’acquisto è un processo di per sé dispendioso: dall’emissione di una richiesta al ricevimento della merce sorgono costi che influiscono pesantemente sul prezzo pattuito con il fornitore, che molto spesso si crede sia l’unico elemento di confronto, di controllo, di gestione. La catena dell’acquisto è processo complesso: le finalità  (merci o servizi, necessari per una certa data e al prezzo migliore) sono chiare ma le efficienze o le inefficienze spesso non vengono controllate e considerate nel computo globale dell’esborso che l’azienda dovrà  sostenere.
Le richieste di acquisto vanno pianificate: un budget di fatturato deve generare una previsione di quello che l’impresa dovrà  acquistare per sostenere i processi interni: produzione, erogazione di servizi, o di commercializzazione. Questo budget offre una prima visione, economica e finanziaria, delle risorse necessarie per affrontare un piano di acquisto. La ricerca del corretto fornitore, poi, rappresenta un secondo passo che il buyer dell’impresa dovrà  compiere in modo completo, nel minor tempo possibile e avendo a disposizione le più complete informazioni.
Budget e ricerca del fornitore: due attività  di per sé molto costose, che però non portano ancora a un controllo effettivo dell’acquisto; la catena dei costi è cominciata ma l’impresa non ha ancora ricevuto nulla. La formulazione dell’ordine di acquisto apre un rapporto con il fornitore che si chiuderà , con soddisfazione di entrambe le parti, al momento del pagamento della fornitura. La merce ricevuta dall’impresa è pronta per essere commercializzata, o per entrare nel processo di produzione o come importante complemento di un’attività , o anche come richiesta di servizio (manutenzione, consulenza, collaudi, eccetera) quale completamento di un processo di vendita.

Quali i costi?

I migliori software gestionali permettono di seguire il processo di acquisto tenendo traccia di tutto quanto non sia scandito dal tradizionale rapporto cliente/fornitore, osservando in modo analitico le efficienze e le inefficienze che una complessa catena del valore può sempre evidenziare.